Servizos que ofrecemos

XESTIÓN DOS DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

AVALIACIÓN DE SERIES DOCUMENTAIS

O ACCESO AOS DOCUMENTOS: CONSULTA E PRÉSTAMO

EXPURGO

FORMACIÓN

 

 

XESTIÓN DOS DOCUMENTOS

Concepto
A xestión documental pódese definir como o conxunto de tarefas e procedementos regrados orientados a conseguir unha maior eficacia e economía no uso dos documentos por parte das administracións. A xestión documental permite coordinar e controlar a creación, recepción, organización, almacenamento e preservación, acceso e difusión da documentación.


Elementos

Sistema de clasificación dos documentos

A clasificación é a acción de identificar e agrupar os documentos baixo conceptos que amosan as funciós xerais e as actividades concretas da universidade, dentro dunha estrutura xerárquica e lóxica: o Cadro de Clasificación.

Cadro de Clasificación do Fondo da Universidade da Coruña

 

Sistema de conservación e eliminación dos documentos

Sistema de descrición dos documentos

 

Documentos electrónicos
 

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Concepto
Operación pola que se traspasan dun arquivo a outro (no noso caso, dos arquivos de xestión ao CEDAR) os documentos, así como a responsabilidade sobre o seu tratamento e custodia.

 

Procedemento
Normas básicas de transferencia de documentación

Instrucións para cubrir as etiquetas das caixas

Formularios e etiquetas
Formulario de transferencia de documentos

Etiquetas para caixas de arquivo

Calendario de transferencias
Calendario de Transferencias 2015

 

AVALIACIÓN DE SERIES DOCUMENTAIS

Concepto

O CEDAR identifica e avalía as series documentais producidas pola Universidade da Coruña. Por serie documental enténdese un conxunto de documentos producidos dun xeito continuado como resultado dunha mesma actividade e baixo unhas normas de procedemento. O resultado da avaliación son as Normas de Conservación. Nelas determínase o destino dos documentos, que pode ser a súa conservación (indefinida ou durante un prazo de tempo) ou o seu expurgo.

Normas de Conservación da UDC

Series documentais avaliadas

 

Se algunha unidade ou servizo quere solicitar a avaliación dalgunha serie documental que ela mesma xestione pode indicalo aquí.

 

O ACCESO AOS DOCUMENTOS: CONSULTA E PRÉSTAMO
Concepto
Enténdese por acceso a dispoñibilidade dos documentos para a súa consulta mediante o procedemento administrativo establecido. O acceso á documentación estará garantido de conformidade co disposto na normativa da UDC e de acordo cos principios xerais sobre o acceso á documentación que rexen na administración pública.
A consulta é o exame dos documentos nas mesmas instalacións do CEDAR. O acceso aos documentos poderá levarse a cabo mediante a consulta interna ou externa dos documentos ou a través da entrega de copias. Teñen a consideración de consultas internas aquelas que sexan efectuadas polos órganos de goberno, centros e servizos da universidade no exercicio das súas funcións; o resto terán a consideración de consultas externas.
O préstamo é a acción pola que se autoriza ás unidades produtoras a obter, temporalmente, documentos depositados no CEDAR con fins de tramitación ou de información administrativa. Os órganos de goberno, servizos e unidades administrativas da universidade poderán obter a documentación mediante préstamo no caso de que sexa necesaria para a tramitación ou resolución de asuntos.

Formularios 

Formulario de consulta de documentos

Formulario de préstamo de documentos
 

 

EXPURGO

Resolución Reitoral de 1 de abril de 2009, sobre o expurgo dos conxuntos de documentos denominados "Rexistros"


FORMACIÓN