Servicios que ofrecemos

GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS: CONSULTA Y PRÉSTAMO

EXPURGO

FORMACIÓN

 

 

GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Concepto
La gestión documental se puede definir como el conjunto de tareas y procedimientos reglados orientados a conseguir una mayor eficacia y economía en el uso de los documentos por parte da las administraciones. La gestión documental permite coordinar y controlar la creación, recepción, organización, almacenamento y preservación, acceso y difusión de la documentación.


Elementos

Sistema de clasificación de los documentos

La clasificación es la acción de identificar y agrupar los documentos bajo conceptos que muestran las funciones generales y las actividades concretas de la universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: el Cuadro de Clasificación.

Cuadro de Clasificación del Fondo de la Universidad de A Coruña

 

Sistema de conservación y eliminación de los documentos

Sistema de descripción de los documentos

 

Documentos electrónicos
 

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Concepto
Operación por la que se traspasan de un archivo a otro (en nuestro caso, de los archivos de gestión al CEDAR) los documentos, así como la responsabilidad sobre su tratamiento y custodia.

 

Procedimiento
Normas básicas de transferencia de documentación

Instrucciones para cubrir las etiquetas de las cajas

Formularios y etiquetas
Formulario de transferencia de documentos

Etiquetas para cajas de archivo

Calendario de transferencias
Calendario de Transferencias 2015

 

VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

Concepto

El CEDAR identifica y valora las series documentales producidas por la Universidad de A Coruña. Por serie documental se entiende un conjunto de documentos producidos de un modo continuado como resultado de una misma actividad y bajo unas normas de procedimiento. El resultado de la valoración son las Normas de Conservación. En ellas se determina el destino de los documentos, que puede ser su conservación (indefinida o durante un plazo de tiempo) o su expurgo.

Normas de Conservación de la UDC

Series documentales valoradas

 

Si alguna unidad o servicio quiere solicitar la valoración de alguna serie documental que ella misma gestione puede indicarlo aquí.

 

EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS: CONSULTA Y PRÉSTAMO
Concepto
Se entiende por acceso la disponibilidad de los documentos para a su consulta mediante el procedimiento administrativo establecido. El acceso a la documentación estará garantizado de conformidad con lo dispuesto en la normativa de la UDC y de acuerdo con los principios generales sobre el acceso a la documentación que rigen en la administración pública.
La consulta es el examen de los documentos en las mismas instalaciones del CEDAR. El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo mediante la consulta interna o externa de los documentos o a través de la entrega de copias. Tienen la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por los órganos de gobierno, centros y servicios de la universidad en el ejercicio de sus funciones; el resto tendrán la consideración de consultas externas.
El préstamo es la acción por la que se autoriza a las unidades productoras a obtener, temporalmente, documentos depositados en el CEDAR con fines de tramitación o de información administrativa. Los órganos de gobierno, servicios y unidades administrativas de la universidad podrán obtener la documentación mediante préstamo en el caso de que sea necesaria para la tramitación o resolución de asuntos.

Formularios 

Formulario de consulta de documentos

Formulario de préstamo de documentos
 

 

EXPURGO

Resolución Rectoral de 1 de abril de 2009, sobre el expurgo de los conjuntos de documentos denominados "Registros"


FORMACIÓN